Data gedreven werken als document controller, hoe doe je dat eigenlijk? Daar zoomen we in dit artikel op in, samen met Anita Stoker.
Sinds zij bij Damen werkt wil ze maar één ding: “Ik wil de datastromen verbeteren voor het gehele team. Iedereen moet voordelen merken.” Anita is document controller bij Damen en heeft al sinds ze in 2017 bij Damen Shiprepair Rotterdam werkt een passie voor Shipbuilder. Anita: “Werken met Shipbuilder maakt mijn taken zoveel makkelijker, sneller en leuker. Dat merken mijn collega’s ook. En buiten de organisatie vragen onze klanten hoe ik zo secuur in no-time mijn documentatie kan aanleveren. Daar vertel ik graag over.” We spreken Anita bij Damen Shiprepair in het prachtige Vlissingen waar hard wordt gewerkt aan veel nieuwe, uitdagende projecten.
Document control 2.0
Anita: “Toen Shipbuilder me vroeg mee te werken aan een interview was ik eerst toch wel wat verbaasd. Want: Shipbuilder is toch zoveel meer dan alleen een Document Control Management systeem? Echter, als ik eerlijk kijk naar hoe ik werk maak ik echt gebruik van de kracht van Shipbuilder Software. Laat ik een voorbeeld geven. Alle variation orders die ik ontvang stop ik in Shipbuilder met een status. Ik ben maar 1 klik verwijderd van een compleet overzicht van alle variation orders van mijn projecten. Dat heb ik nog geen ander programma zien doen.”
Excel taboe, naar een single source of truth
Natuurlijk heeft Anita veel ervaring met het bijhouden van lijstjes en overzichten van alle documenten die gepaard gaan bij de complexe Damen projecten. Anita: “Ook ik heb in het verleden veel overzichtslijsten bijgehouden in complexe Excel bestanden. Maar daar is echt niets automatisch aan en is een ouderwetse manier van werken. Wat vooral zo vervelend was, als de Excel corrupted bleek te zijn. Dag informatie, dag betrouwbare informatiebron. Ook bleken er nogal eens verschillende versies te zijn. Wat ben ik blij dat ik kan vertrouwen om mijn single source of truth in Shipbuilder Software.”
Data gedreven werken: Ideaal voor de organisatie
“Als ik processen wil verbeteren stel ik eerst de vraag: hoe helpt deze verbetering het hele team vooruit?”, vervolgt Anita. “Samen met het Shipbuilder team richt ik even het template zo in, dat het helemaal dedicated is voor een nieuw project. Dat is nodig, want ieder project heeft zo zijn eigen codes, omschrijvingen en werkwijzen. Geeft niks, dat is zo aangepast in Shipbuilder Software. Mijn collega’s zijn nog steeds verbaasd hoe het mogelijk is, dat we direct de status van een rapport kunnen inzien en kunnen opleveren met deadlines en al. Daardoor zie ik dat bijvoorbeeld het samenwerken met andere locaties nu veel soepeler verloopt omdat ze de informatie van ons veel gestructureerder aangeleverd krijgen. Oh ja, een transmittal is dus ook een fluitje van een cent.”
Data gedreven werken: Ideaal voor de klant
“Een grote klant van ons was laatst enthousiast. Ik leverde hem namelijk binnen een dag een overzicht van de status van zijn project op. Inclusief index waar alle informatie tot op één item nauwkeurig terug te vinden is, ja zelfs alle informatie van het proces kon hij direct terugvinden. Daar doe ik het voor en daarom ben ik zo blij dat Shipbuilder Software dit mogelijk maakt. Ik merk dat als ik de collega’s laat zien wat met de huidige software, zoals Shipbuilder, allemaal mogelijk is, ze direct om zijn. Het is anders werken, maar zoveel leuker en het resultaat voor de klant zoveel beter.”
Shipbuilder als collega
“En ik kan het mijn collega’s ook makkelijk laten zien dat data gedreven werken ons vooruit helpt, omdat Yves de Vos van Shipbuilder geregeld hier bij mij op kantoor is om ons ‘on the job’ te ondersteunen. Sterker nog ik zie hem eerder als collega. We werken goed samen. Als we specifiek voor een project andere structuren of invulvelden wensen, dan spar ik daarover met Yves en enkele collega’s. Een paar klikken verder kunnen we aan de slag. Zo heb ik samen met Shipbuilder het vertrouwen in de organisatie opgebouwd dat data gedreven werken echt werkt voor ons bij Damen.”
